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Del despacho al Archivo: la gestión documental al servicio de todos
Los Archivos CEU son un servicio de apoyo a la administración, docencia e investigación que gestiona y conserva el patrimonio documental de la institución.
El Sistema Archivístico del CEU incluye el Archivo General ACdP-CEU —creado en 1974 y compuesto por el Archivo de la ACdP y el Archivo del CEU—, así como el Archivo Central de la Comunidad Valenciana y Región de Murcia. Este sistema se completa, entre otros, con los archivos de oficina de las distintas unidades de la Fundación Universitaria San Pablo CEU: Patronato, Secretarías Generales, secretarías de alumnos, CEINDO, Carreras Profesionales, Oficina Internacional, Vicerrectorados, Posgrado, Contabilidad, Comunicación Corporativa, CEU Media, Patrimonio y Obras, colegios… etc.
Además de regirse por la legislación en materia de archivos de cada Comunidad Autónoma, los Archivos CEU cuentan con el Reglamento del Archivo General ACdP-CEU.
El ciclo de vida de tus documentos
Toda unidad administrativa, departamento o servicio produce un archivo de gestión. Esta es la etapa inicial donde los documentos están vivos y en trámite, y se conservan en la propia oficina productora.
Una vez concluida la tramitación, los documentos deben pasar al Archivo de forma sistemática mediante una transferencia organizada. Transferir la documentación no significa perderla. Al contrario, el Archivo facilita el acceso y la consulta rápida a las oficinas productoras, y solo a las oficinas productoras, siempre que lo necesiten.
El CEU implementó en 2020-2021 un sistema de archivo electrónico único con un objetivo claro: que la documentación se conserve íntegra, auténtica y legible a lo largo del tiempo, garantizando su valor legal como patrimonio documental de la institución.
El acceso al Portal de difusión permite la consulta en abierto de gran parte de la documentación del CEU, como algunos archivos personales —por ejemplo, el de Luis Díez del Corral— y de diversa documentación histórica, para cualquier interesado.
Por otra parte, las personas autorizadas de cada oficina productora podrán entrar al portal de forma segura, mediante identificación con SIR.
Tu papel es clave en esta transición.
Más información:
- Archivo General ACdP-CEU (Madrid): Almudena Enríquez de Salamanca [email protected]
- Archivo Central (Valencia): María José Molins [email protected]